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Expérimentation d'une plateforme de participation pour les salariés d'une coopérative

Aubry Aubry Suivre 18/03/2019 · 5 mins de lecture
Expérimentation d'une plateforme de participation pour les salariés d'une coopérative
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Booster la gouvernance démocratique et la Qualité de Vie au Travail de son organisation : des options multiples avec DECIDIM, plateforme numérique participative open source !

Dans le cadre de la politique « qualité de l’emploi dans les TPE » de la Métropole Européenne de Lille (MEL), COPAS a répondu à un appel à projet sur la composante « participation des salariés à la vie de l’entreprise ». Notre société a ainsi été soutenue pour expérimenter l’utilisation d’une « plateforme numérique d’intelligence collective » depuis octobre 2017.

En tant qu’entreprise sous statut Scop (Société Coopérative et Participative), COPAS « pilote » depuis 1983 son activité, sa gestion, ses ressources humaines, son développement, etc. de manière démocratique selon le principe « une personne = une voix »

Une question s’imposait de fait : dans quelle mesure une plateforme numérique participative pouvait apporter une « valeur ajoutée » à 35 ans de pratiques coopératives et de QVT ?

Notre hypothèse de départ était que cette plateforme faciliterait la prise de décisions entre nos réunions mensuelles de salariés-associés au bureau.

Après 8 mois de test grandeur nature, il nous semblait important de partager quelques enseignements et perspectives sur le sens et l’utilisation de cet outil.

Un outil qui a renforcé nos pratiques coopératives habituelles

D’une manière générale, la plateforme nous a permis de densifier et d’enrichir de manière continue nos échanges.

Concrètement c’est :

…« plus de » propositions

  • Les ordres du jour de nos réunions mensuels sont enrichis des propositions de l’équipe et définitivement validés en collectif.

  • Un appel à idées permanent pour nos séminaires a été mis en place et a fait émerger des propositions originales (séminaire dans un fab lab ; rencontre avec un centre Europe direct, etc.)

  • Une assemblée a été mise en place pour collecter, mettre en commun et commenter les candidatures et opportunités de partenariats

…« plus d’ » échanges

  • des processus participatifs spécifiques ont été déployés pour actualiser nos statuts, pour définir notre stratégie de formation interne, etc.

Une rubrique dédiée aux appels d’offres et consultations a été mise en place (et a finalement remplacé notre précédent outil trop statique), permettant à chaque consultant de se positionner, de commenter et de partager son analyse des cahiers des charges, de constituer les équipes, etc.

…. « plus de » décisions partagées

  • Tous les processus participatifs, les propositions et idées émises sur la plateforme font in fine l’objet d’une décision : validation d’un ordre du jour, vote d’adoption des nouveaux statuts, positionnement sur un appel d’offre, etc.

  • Chaque décision est archivée sur la plateforme offrant ainsi des traces concrètes de la vitalité démocratique à Copas. A ce titre, les données statistiques disponibles sur la plateforme sont autant d’indicateurs répondant aux bonnes pratiques de l’économie sociale et solidaire (LOI n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l’ESS)

Accrue, la participation n’a donc pas été cantonnée à un domaine ou à un sujet particulier. Elle a concerné autant les questions de management /RH que le développement commercial ou encore notre gestion interne… Cette extension des échanges a également eu pour effet de renforcer la transparence et la traçabilité de nos décisions ou encore de consolider la dynamique et la cohésion de l’équipe. Autant d’éléments constitutifs d’un renforcement de la qualité de vie au travail.

Un outil qui ouvre de nouveaux possibles utiles à l’entreprise

Outre cette valeur ajoutée interne, nous avons progressivement proposé cet outil participatif à nos clients. Pour cela, nous avons développé et intégré à notre portefeuille collectif de compétences internes celles d’un développeur web (hébergement, maintenance, etc.) et d’administrateurs, d’animateurs et de modérateurs. Cette maîtrise de l’outil dans toutes ses composantes nous a ainsi permis d’intégrer DECIDIM à notre boîte à outils, d’enrichir nos modes d’intervention dans différentes missions (d’étude, d’évaluation, de conseil, de formation ou d’accompagnement) Nous avons ainsi proposé DECIDIM comme un outil puissant, agile et simple pour maximiser la participation en complément de nos interventions de terrain dans différents contextes de mission : pour contribuer au développement économique dans des quartiers populaires d’une intercommunalité ; pour favoriser la conduite du changement au sein d’une association de 400 salariés ; pour créer des liens et prolonger la dynamique d’une formation collective auprès de 250 agents d’une commune ; pour créer des budgets participatifs, etc.

Créer les conditions d’un usage intelligent et stratégique de DECIDIM

Forts de cette évaluation positive de DECIDIM et de notre expérience de la coopération, rappelons toutefois qu’aucun outil ne peut se substituer à l’expression et à la définition d’une stratégie et d’une vision collective. Certains outils peuvent être plus ou moins intelligents que d’autres. Ils restent des moyens pour relever des défis, expérimenter concrètement d’autres manières d’agir ou de produire. Pour cela, ils se doivent d’être intelligemment connectés aux ambitions des entreprises, associations ou collectivités engagées dans la transformation de leur modèle, dans le développement de la coopération, de qualité de vie au travail ou de démocratie interne, etc. Les plateformes participatives numériques peuvent ainsi être des leviers intelligents à actionner pour conduire le changement et conjuguer sens et efficacité du travail à certaines conditions :

  • Ecrire les règles du jeu, être explicite et transparent sur l’objet de la participation, son échelle et ses limites : recueillir des avis, faire remonter des propositions, co-décider ?
  • Prendre le temps nécessaire à l’appropriation de ces changements de culture et à la formation aux outils
  • Animer, modérer la plateforme, apporter les garanties pour que les processus participatifs qui s’ouvrent puissent aller à leur terme
  • Garantir une complémentarité des moyens et des espaces de débat et de délibération entre le présentiel et le numérique
  • Engager le chantier de la participation interne avec ambition ET modestie (au sens de la faisabilité, sans multiplier au démarrage les instances de participation)
  • … A défaut, ces outils peuvent être contreproductifs, sans générer la moindre valeur ajoutée (tant interne qu’externe) ou pire être perçus in fine comme des gadgets, des trompes l’œil de la qualité de vie au travail. Et parce que l’expérience n’a de sens que si elle est partagée et le changement accompagné, nous nous tenons à votre disposition pour poursuivre avec vous cet échange.
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Écrit par Aubry Suivre
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